Artykuł · 6 min czytania

Wydruki dla warsztatu samochodowego: wycena, zlecenie i protokół z Twoim logo

Kartka z notatnika czy plik z Excela nie mówi klientowi jasno, ile zapłaci, ani nie chroni Cię, gdy pojawi się rysa, której „wcześniej nie było”. Zobacz, jak wycena, zlecenie i protokół przyjęcia pojazdu tworzą się same z danych zlecenia, z logo i danymi Twojego warsztatu.

Klient odbiera auto, a Ty podajesz mu kartkę wyrwaną z notatnika: kilka linijek długopisem, skróty, które rozumiesz tylko Ty, i suma podkreślona dwa razy. Zna to prawie każdy warsztat. Taka kartka działa, dopóki wszystko idzie gładko. Gorzej, gdy klient pyta, skąd ta kwota, albo twierdzi, że zgadzał się na coś innego.

Kartka to nie jedyny sposób. Rozmawiając z warsztatami, spotkaliśmy się już z wycenami i zleceniami drukowanymi z Excela i z Notatnika w Windowsie. To krok dalej niż długopis, ale dane klienta, auta i każdą pozycję i tak trzeba przepisać ręcznie, formuły w arkuszu potrafią się rozjechać, a każdy plik wygląda trochę inaczej.

Czytelny, wydrukowany dokument z logo warsztatu nie musi oznaczać więcej pracy. W Nitro Serwis wycena, zlecenie i protokół przyjęcia pojazdu powstają same z danych, które i tak wpisujesz do zlecenia.

Dlaczego kartka, Excel i Notatnik w Windowsie to za mało

• Nieczytelne. Pismo odręczne i skróty rozumie autor, klient już niekoniecznie.
• Przepisywane ręcznie. W Excelu czy Notatniku dane klienta, auta, części i ceny wpisujesz od nowa przy każdym dokumencie, choć masz je już w zeszycie albo w głowie. Każde przepisanie to okazja do pomyłki w kwocie albo numerze rejestracyjnym.
• Niepełne. Brakuje na nich danych warsztatu, numeru rejestracyjnego, VIN-u, przebiegu i numeru zlecenia.
• Bez rozbicia ceny. Jedna kwota na dole nie mówi, ile kosztowały części, a ile robocizna, ani czy to netto, czy brutto.
• Bez podpisu. Gdy klient nie podpisał zakresu prac ani stanu auta przy przyjęciu, w sporze masz tylko swoje słowo.
• Bez kopii. Kartka zostaje u klienta albo ginie w szufladzie, a pliki z Excela leżą na jednym komputerze pod nazwami w rodzaju „wycena_nowa2.xlsx”. Po roku nikt nie wie, co było robione.

Co daje profesjonalny wydruk

Wydrukowana wycena pokazuje klientowi, ile zapłaci, zanim zaczniesz pracę: osobno części i robocizna, netto i brutto. Klient, który przed naprawą widział rozpisaną kwotę, rzadziej kłóci się przy odbiorze.

Podpisane zlecenie potwierdza, na co klient się zgodził. Protokół przyjęcia z zaznaczonymi uszkodzeniami pokazuje, w jakim stanie auto do Ciebie trafiło. A logo i dane warsztatu na każdej kartce sprawiają, że klient zapamiętuje Twoją firmę i wie, gdzie wrócić.

Sześć dokumentów, które Nitro Serwis drukuje za Ciebie

To gotowe PDF-y, które dajesz klientowi do ręki:

• Wycena z danymi pojazdu, usługami, częściami i podsumowaniem kosztów netto i brutto.
• Zlecenie naprawy z miejscem na podpis zleceniobiorcy i zleceniodawcy.
• Protokół przekazania pojazdu z danymi klienta i auta, schematem samochodu z zaznaczonymi uszkodzeniami i miejscem na podpisy.
• Karta przechowalni opon z dużym kodem kompletu, opisem opon i miejscem w magazynie.
• Faktura w formacie Nitro Serwis, obok faktury z KSeF.
• Paragon niefiskalny z pozycjami i sumą do zapłaty.

Wycena

Zlecenie naprawy

Protokół przekazania pojazdu

Karta przechowalni opon

Faktura

Paragon niefiskalny

Wydruk tworzy się sam ze zlecenia

Nie przepisujesz niczego drugi raz. Klient, auto z VIN-em i numerem rejestracyjnym, części, robocizna i ceny są już w zleceniu, więc Nitro Serwis wstawia je do dokumentu za Ciebie. W menu ⋮ zlecenia wybierasz Wycena, Zlecenie albo Protokół przekazania pojazdu i dostajesz gotowy PDF.

Protokół drukujesz przy przyjęciu auta: Nitro wpisze do niego dane auta i uszkodzenia zaznaczone w raporcie szkód. Wycenę wydrukujesz przyciskiem Eksportuj wycenę, zanim klient zaakceptuje naprawę. Każdy dokument wygenerujesz ponownie w dowolnej chwili, bo dane zostają w zleceniu.

Twoje logo na każdym dokumencie

Logo wgrywasz raz, w Ustawienia → Warsztat. Potem w Ustawienia → Wydruki decydujesz, co widać na każdym dokumencie, osobno dla wyceny, zlecenia, protokołu, karty przechowalni opon, faktury i paragonu. Przy każdym z nich włączysz albo wyłączysz:

• Logo warsztatu
• kolumny Cena netto, Wartość netto i Wartość brutto, np. żeby klient prywatny widział tylko ceny brutto;
• Nazwa warsztatu i Adres warsztatu pod nazwą firmy.

nitro-serwis.pl/app

Przycisk Pobierz przykład przy dokumencie pokaże go z Twoimi ustawieniami, zanim wydrukujesz go klientowi.

Kartka i Excel czy Nitro Serwis: porównanie

Jak zacząć

1. Załóż konto. Pierwszy miesiąc jest bezpłatny.
2. Wgraj logo w ustawieniach warsztatu.
3. W ustawieniach wydruków wybierz, co ma być widać, i pobierz przykład.
4. Przy następnym zleceniu wydrukuj wycenę, zlecenie albo protokół z menu zlecenia.

Najczęstsze pytania

Czy potrzebuję specjalnej drukarki?

Nie. Każdy dokument to plik PDF w formacie A4, który wydrukujesz na zwykłej drukarce biurowej albo wyślesz klientowi.

Czy mogę ukryć ceny netto na wydruku dla klienta?

Tak. Kolumny Cena netto, Wartość netto i Wartość brutto włączasz i wyłączasz osobno dla każdego dokumentu w Ustawienia → Wydruki.

Czy faktura z KSeF też będzie miała moje logo?

Nie. Faktura z KSeF ma układ narzucony przez Ministerstwo Finansów. Logo pokażesz na fakturze w formacie Nitro Serwis, którą Nitro tworzy obok niej.

Czy wydrukuję dokument z telefonu?

Tak. W aplikacji na telefon otworzy się okno, z którego wydrukujesz PDF albo prześlesz go dalej. W przeglądarce na komputerze plik się pobierze.

Przeczytaj też

Krok po kroku Przyjęcie auta i nowe zlecenie: zacznij od telefonu Klient, pojazd ze skanu VIN i notatki zapisane przy aucie, a przy przyjęciu: przebieg, uszkodzenia i protokół do wydrukowania. Termin, mechanika i części dopiszesz potem. Poradnik Ustawienia warsztatu i firmy Logo, adres, stawka roboczogodziny, marża, dane firmy, konto do faktur i powiadomienia: co gdzie ustawić. Krok po kroku Faktury i KSeF: od zlecenia do wysłanej faktury Konfiguracja KSeF, faktura ze zlecenia albo osobna, wysyłka do KSeF, statusy i oznaczanie płatności.