Artykuł · 7 min czytania

Przechowalnia opon w warsztacie: ewidencja kompletów bez zeszytu i Excela

Klient przychodzi po opony, a Ty szukasz po regałach kompletu z kartką, z której zszedł marker. Zobacz, jak prowadzić ewidencję przechowalni opon z kodem kompletu, miejscem na regale, zdjęciami i kartą dla klienta.

Jesień, kolejka do wymiany, a klient mówi: „Zostawiałem u was opony w marcu”. Zaczyna się szukanie po regałach i w zeszycie. Kartka przyklejona do kompletu odpadła, marker się starł, a w Excelu są trzy wpisy na to samo nazwisko. Przy kilkuset kompletach przechowalnia opon bez porządnej ewidencji kosztuje czas w najgorętszym okresie roku.

Dobra ewidencja przechowalni opon mówi od razu, czyje to opony, w jakim są stanie i na której półce leżą. W Nitro Serwis każdy komplet dostaje krótki, unikalny kod, a klient dostaje kartę z tym kodem do ręki. A gdy kierowca zapisuje się na wymianę opon online, podaje ten kod w formularzu i komplet czeka gotowy.

Dlaczego zeszyt i Excel to za mało

• Nie wiadomo, gdzie leży komplet. Wpis „Kowalski, zimówki” nie mówi, na którym regale i półce szukać.
• Opisy na oponach znikają. Kartka odpada, marker się ściera, a dwa podobne komplety łatwo pomylić.
• Spór o stan opon. Bez zdjęć i zapisanej głębokości bieżnika przy przyjęciu trudno odpowiedzieć klientowi, który twierdzi, że oddał lepsze opony.
• Nikt nie liczy wieku opon. Kod DOT jest na oponie, ale w zeszycie zwykle go brak.
• Plik na jednym komputerze. Arkusz z biura nie pomoże mechanikowi, który stoi przy regale.

Co powinna zawierać ewidencja przechowalni opon

Przy każdym komplecie warto mieć zapisane:

• właściciela i auto, z którego zdjęto opony;
• typ opon (zimowe, letnie, całoroczne), rozmiar, producenta i model;
• głębokość bieżnika i kod DOT, czyli wiek opon;
• czy komplet jest na felgach;
• miejsce w magazynie, np. „Regał A, półka 3”;
• datę przyjęcia, zdjęcia i uwagi o stanie opon;
• status: w przechowalni albo wydane, z datą wydania.

Wszystkie te pola ma formularz przyjęcia opon w Nitro Serwis. Poniżej krok po kroku, jak to wygląda w aplikacji.

Przechowalnia opon w Nitro Serwis

Przechowalnię znajdziesz w menu, na telefonie w zakładce Inne. Lista pokazuje kod, klienta, auto, opony, felgi i status każdego kompletu.

Telefon

Komputer

nitro-serwis.pl/app

01Przyjmij komplet

Kliknij Dodaj komplet i uzupełnij formularz Przyjęcie opon:

• Właściciel: wyszukaj klienta i wybierz jego pojazd;
• Opony: typ (Zimowe, Letnie albo Całoroczne), rozmiar, producent, model, głębokość bieżnika i kod DOT, a przełącznikiem zaznaczysz, czy komplet jest na felgach;
• Przechowywanie: lokalizacja w magazynie (np. „Regał A, półka 3”), data przyjęcia i uwagi;
• Zdjęcia: udokumentuj stan opon przy przyjęciu.

Telefon

Komputer

nitro-serwis.pl/app

02Przekaż klientowi kod i kartę

Po zapisaniu komplet dostaje unikalny kod, np. „8ZF5”. W szczegółach kompletu kliknij Drukuj, a powstanie Karta przechowalni opon z dużym kodem, danymi klienta i auta, opisem opon i miejscem w magazynie. Jedną kopię daj klientowi, drugą możesz przykleić do kompletu.

Telefon

Komputer

nitro-serwis.pl/app

03Znajdź komplet i wydaj go

W wyszukiwarce przechowalni wpisz kod, nazwę klienta, pojazd albo numer rejestracyjny. Gdy klient odbiera opony, otwórz komplet i kliknij Wydaj. Status zmieni się z W przechowalni na Wydane, a w szczegółach zapisze się data wydania.

Przechowalnia działa z rezerwacją wymiany opon online

Przechowalnia w Nitro Serwis współpracuje z formularzem rezerwacji wymiany opon online. Kierowca, który zapisuje się na wymianę, zaznacza w formularzu, czy jego opony leżą w Twojej przechowalni, i może od razu podać kod z karty.

• Komplet gotowy przed przyjazdem. Gdy kierowca poda kod, przy rezerwacji zobaczysz komplet do przygotowania i wyjmiesz go z regału, zanim auto wjedzie na stanowisko.
• Zdjęte opony prosto do przechowalni. Kierowca zaznacza, czy chce zostawić zdjęte opony u Ciebie. Przyjmiesz je przyciskiem Przyjmij opony do przechowalni.
• Lista dnia z informacją o przechowalni. Wydrukowana lista wymian na dany dzień pokazuje przy każdym aucie, czy opony są w przechowalni.

Jak włączyć zapisy online i jak wygląda formularz dla kierowcy, opisujemy w artykule o rezerwacji wymiany opon online.

Zeszyt i Excel czy Nitro Serwis: porównanie

Jak zacząć

1. Załóż konto. Pierwszy miesiąc jest bezpłatny.
2. Ustal oznaczenia regałów i półek w magazynie opon.
3. Przy najbliższym przyjęciu dodaj komplet i wydrukuj klientowi kartę z kodem.
4. W sezonie wyszukuj komplety po kodzie albo numerze rejestracyjnym i wydawaj je jednym kliknięciem.

Najczęstsze pytania

Co, jeśli klient zgubi kartę z kodem?

Nic się nie dzieje. W wyszukiwarce przechowalni znajdziesz komplet także po nazwie klienta, pojeździe albo numerze rejestracyjnym.

Jak sprawdzić, ile lat mają opony?

Wpisz kod DOT z boku opony, np. „0523”. Nitro Serwis wyliczy z niego datę produkcji i wiek opon.

Czy przechowalnię obsłużę z telefonu?

Tak. W aplikacji na telefon przechowalnia jest w zakładce Inne: przyjmiesz tam komplet, zrobisz zdjęcia opon i wydasz je klientowi.

Czy klient może podać kod przy rezerwacji wymiany opon?

Tak. Gdy kierowca wpisze kod przechowania w formularzu rezerwacji online, komplet do przygotowania zobaczysz od razu przy rezerwacji.

Przeczytaj też

Artykuł Rezerwacja wymiany opon online: klienci zapisują się sami, bez telefonów W sezonie telefon dzwoni co kilka minut, a terminy zapisujesz w zeszycie z kluczem w drugiej ręce. Zobacz, jak kierowcy sami rezerwują wymianę opon w Twoim warsztacie, a Ty zatwierdzasz je jednym kliknięciem. Poradnik Jak dodać klienta Osoba prywatna czy firma z NIP-em: skąd dodać klienta, które pola są potrzebne i jak pobrać dane firmy z GUS jednym kliknięciem. Poradnik Jak dodać pojazd Skan albo wpis numeru VIN, a Nitro rozpozna markę i model. Skąd dodać pojazd, które pola są wymagane i co uzupełnić później.