Artykuł · 8 min czytania

Rezerwacja wymiany opon online: klienci zapisują się sami, bez telefonów

W sezonie telefon dzwoni co kilka minut, a terminy zapisujesz w zeszycie z kluczem w drugiej ręce. Zobacz, jak kierowcy sami rezerwują wymianę opon w Twoim warsztacie, a Ty zatwierdzasz je jednym kliknięciem.

Październik i kwiecień w wulkanizacji wyglądają podobnie: telefon dzwoni co kilka minut, a Ty odbierasz go z kluczem w drugiej ręce. Terminy lądują w zeszycie albo na kartce przy kasie, dwie osoby dostają tę samą godzinę, a ktoś, kto zapisał się tydzień temu, po prostu nie przyjeżdża.

Rezerwacja wymiany opon online zdejmuje z Ciebie większość tych telefonów. Kierowca sam wybiera wolny termin, podaje auto i rozmiar opon, a Ty tylko zatwierdzasz rezerwację. W Nitro Serwis z każdej zatwierdzonej rezerwacji powstaje od razu zlecenie, a formularz działa razem z przechowalnią opon.

Dlaczego zapisy przez telefon to za mało

• Telefon odrywa od pracy. Każdy zapis to przerwa przy aucie, a nieodebrane połączenie to często utracony klient.
• Podwójne terminy. Zeszyt przy kasie nie wie, ile masz stanowisk ani że ktoś zapisał klienta godzinę wcześniej.
• Nie wiesz, co przygotować. Zapis „Nowak, 10:30” nie mówi, czy to same opony, czy koła na felgach, jaki rozmiar i czy opony leżą u Ciebie w przechowalni.
• Puste stanowiska. Bez potwierdzenia nie wiesz, czy klient w ogóle przyjedzie.
• Zapisy tylko w godzinach pracy. Kierowca, który chce się umówić wieczorem, dzwoni rano do kogoś innego.

Co powinien mieć system rezerwacji wymiany opon

• wolne terminy liczone z długości wymiany i liczby stanowisk;
• dane auta i opon podane przez kierowcę: rozmiar, felgi, przechowalnia;
• potwierdzenie rezerwacji przez klienta, żeby fałszywe zgłoszenia nie blokowały kalendarza;
• możliwość zablokowania dnia, godziny albo stanowiska;
• zlecenie tworzone z rezerwacji, bez przepisywania danych;
• połączenie z przechowalnią opon, żeby komplet był gotowy przed przyjazdem auta.

Wszystko to ma moduł Wymiana opon w Nitro Serwis. Moduł włączamy dla firmy na życzenie. Jeśli nie widzisz w menu pozycji „Wymiana opon”, napisz do nas na [email protected]. Poniżej krok po kroku, jak to działa.

01Włącz formularz i udostępnij link

W module „Wymiana opon” kliknij ikonę koła zębatego (albo wejdź w Ustawienia → Wymiana opon) i włącz Przyjmuj rezerwacje wymiany opon online. Tu ustawisz też:

• informację dla klienta widoczną na formularzu, np. „prosimy o przyjazd 10 minut przed terminem”;
• numer telefonu klienta: wymagany albo opcjonalny;
• terminy i stanowiska: długość jednej wymiany (30, 45 albo 60 min), godziny zapisów, soboty i liczbę stanowisk;
• cennik na formularzu: ceny z Twojego cennika widoczne przy wyborze terminu.

Unikalny link do formularza skopiujesz jednym kliknięciem. Wstaw go na swoją stronę, do wizytówki Google, na Facebooka albo wyślij klientowi SMS-em.

nitro-serwis.pl/app

02Co widzi kierowca

Formularz ma trzy kroki:

• termin: dzień i godzina spośród wolnych terminów;
• kontakt i auto: e-mail, telefon, marka, model, numer rejestracyjny i uwagi oraz zgoda na przetwarzanie danych;
• opony: co wymieniamy (same opony czy koła na felgach), średnica felgi i rozmiar, czy opony są w Twojej przechowalni (z kodem albo bez) i czy kierowca chce zostawić zdjęte opony u Ciebie.

Po wysłaniu kierowca dostaje e-mail z linkiem i ma 30 minut, żeby potwierdzić rezerwację. Inaczej rezerwacja znika, a termin wraca do puli. Dzięki temu nie zablokują Ci kalendarza przypadkowe albo fałszywe zgłoszenia.

Telefon

Komputer

nitro-serwis.pl/app

03Zatwierdź albo odrzuć rezerwację

Rezerwacje czekają na liście w grupach: Do akceptacji, Niepotwierdzone przez klienta, Potwierdzone i Minione. Przy nowej rezerwacji kliknij Rozpatrz.

W szczegółach zobaczysz dane z formularza, a Nitro Serwis sam dopasuje klienta po telefonie, numerze rejestracyjnym albo e-mailu. Gdy go nie ma, utworzy nowego. Wybierz mechanika i kliknij Zatwierdź i utwórz zlecenie albo Odrzuć. Obie decyzje wysyłają klientowi e-mail, do którego możesz dopisać własną wiadomość. Po zatwierdzeniu w systemie jest już zlecenie „Wymiana opon” na ten termin.

04Pracuj z kalendarzem stanowisk

Kalendarz stanowisk pokazuje tydzień i siatkę stanowisk wybranego dnia. Kolory odróżniają rezerwacje potwierdzone, do akceptacji i niepotwierdzone, terminy zablokowane ręcznie i zajęte przez zlecenia z kalendarza. Na telefonie przełączysz się między Lista a Kalendarz.

• Dodaj rezerwację: dla klienta, który dzwoni albo przyszedł. Rezerwacja dodana ręcznie jest od razu potwierdzona; możesz od razu utworzyć zlecenie i wysłać klientowi e-mail.
• Zablokuj termin, Zablokuj cały dzień albo stanowisko: zablokowane godziny znikają z formularza dla klientów.
• Drukuj listę dnia: potwierdzone wymiany na dany dzień, z autami, oponami i informacją o przechowalni.

Telefon

Komputer

nitro-serwis.pl/app

Rezerwacja online i przechowalnia opon

Formularz pyta kierowcę, czy jego opony leżą w Twojej przechowalni. Jeśli poda kod przechowania, przy rezerwacji zobaczysz komplet do przygotowania i wyjmiesz go z regału, zanim auto wjedzie na stanowisko. Gdy kierowca chce zostawić zdjęte opony u Ciebie, przyjmiesz je przyciskiem Przyjmij opony do przechowalni. Lista dnia do druku pokazuje przy każdej wymianie informację o przechowalni. Jak prowadzić samą przechowalnię, opisujemy w artykule o przechowalni opon.

Telefon i zeszyt czy Nitro Serwis: porównanie

Jak zacząć

1. Załóż konto. Pierwszy miesiąc jest bezpłatny.
2. Napisz na [email protected], a włączymy moduł Wymiana opon.
3. Ustaw długość wymiany, godziny zapisów i liczbę stanowisk.
4. Wstaw link do formularza na stronę, do wizytówki Google i na Facebooka.

Najczęstsze pytania

Co, jeśli kierowca nie potwierdzi rezerwacji?

Po wysłaniu formularza kierowca ma 30 minut, żeby potwierdzić rezerwację linkiem z e-maila. Jeśli tego nie zrobi, rezerwacja znika, a termin wraca do puli wolnych.

Czy zapiszę klienta, który dzwoni albo przyszedł osobiście?

Tak. W kalendarzu stanowisk kliknij Dodaj rezerwację. Rezerwacja dodana ręcznie jest od razu potwierdzona i możesz od razu utworzyć z niej zlecenie.

Jak wyłączyć zapisy na wybrany dzień albo godzinę?

Użyj Zablokuj termin albo Zablokuj cały dzień, możesz też zablokować stanowisko. Zablokowane godziny znikają z formularza dla klientów.

Gdzie umieścić link do formularza?

Na stronie warsztatu, w wizytówce Google, na Facebooku albo w SMS-ie do klienta. Jeśli stronę prowadzi Nitro Serwis, przycisk „Umów wymianę opon” w nagłówku może prowadzić prosto do formularza.

Jak włączyć rezerwację wymiany opon online?

Moduł włączamy dla firmy na życzenie. Napisz na [email protected], a pozycja Wymiana opon pojawi się w menu.

Przeczytaj też

Artykuł Przechowalnia opon w warsztacie: ewidencja kompletów bez zeszytu i Excela Klient przychodzi po opony, a Ty szukasz po regałach kompletu z kartką, z której zszedł marker. Zobacz, jak prowadzić ewidencję przechowalni opon z kodem kompletu, miejscem na regale, zdjęciami i kartą dla klienta. Poradnik Kalendarz: terminy zleceń i mechanicy Widok dnia, tygodnia i miesiąca, filtr mechaników, kolory statusów i nowe zlecenie prosto z wolnego terminu. Poradnik Strona WWW warsztatu Strona Twojego warsztatu z opisem, usługami, cennikiem i kontaktem. Zakładamy ją za Ciebie, a treści zmieniasz sam.