Krok po kroku · 6 min czytania

Obsługa zlecenia: statusy, części i robocizna

Od akceptacji klienta do faktury: jak zmieniać status zlecenia, dodawać części i robociznę, oznaczać zamówione części i kończyć pracę.

Każde zlecenie przechodzi przez te same statusy: Oczekuje → Zaakceptowane → W trakcie → Zakończone. Przyciski z następnym krokiem są zawsze pod ręką: na komputerze na górze zlecenia, na telefonie na dole ekranu. Jak zlecenie powstaje i jak przyjąć auto, opisujemy w poradniku o przyjęciu auta.

01Zmieniaj status jednym przyciskiem

Oczekuje: nowe zlecenie. Wycenę dla klienta wydrukujesz Eksportuj wycenę. Gdy klient się zgodzi, kliknij Zaakceptowano przez klienta.
Zaakceptowane: kliknij Rozpocznij prace, gdy mechanik bierze się do roboty. Pomyłkę cofniesz Cofnij akceptację.
W trakcie: na koniec Zakończ; przerwę oznaczysz Zatrzymaj pracę.
Zakończone: zlecenie jest zamknięte. Żeby coś w nim zmienić, Wznów pracę.
Anulowane: po przycisku Anuluj. Anulowanego zlecenia nie da się wznowić; trzeba założyć nowe.

Zlecenie w statusie Zaakceptowane na telefonie z przyciskami Cofnij akceptację i Rozpocznij prace — Zaakceptowane zlecenie: następny krok to „Rozpocznij prace”.

Zlecenie w statusie Zaakceptowane na komputerze z przyciskami Cofnij akceptację i Rozpocznij prace — Zaakceptowane zlecenie: następny krok to „Rozpocznij prace”.

02Dodaj części

Na komputerze kliknij + w karcie Części i materiały. Na telefonie przejdź na zakładkę Pozycje i stuknij Dodaj pozycję.

Wpisz Nazwa i, jeśli znasz, Producent oraz Numer części. Podaj Cena bazowa (netto albo brutto, przełącznik Ceny podaję jako), Ilość i Marża (%). Nitro od razu policzy cenę finalną dla klienta. Wolisz wpisać ją sam? Zaznacz Wprowadź cenę końcową ręcznie. Kilka części z rzędu dodasz przyciskiem Dodaj kolejną.

Okno Dodaj pozycję na telefonie z zakładkami Część i Robocizna — Nowa część: cena bazowa i marża dają cenę finalną.

Okno Dodaj pozycję na komputerze z wpisanymi klockami hamulcowymi, ceną bazową i marżą — Nowa część: cena bazowa i marża dają cenę finalną.

Części z hurtowni nie musisz przepisywać. Na komputerze, w tym samym oknie, wybierz Importuj z pliku i wskaż plik CSV z koszyka Inter Cars, Auto Partner albo Inter Team albo upuść go w karcie części. Z katalogu hurtowni w przeglądarce części wyślesz też jednym kliknięciem przez rozszerzenie Chrome.

03Dodaj robociznę

Na komputerze kliknij Dodaj pozycję w karcie Robocizna, na telefonie wybierz w oknie zakładkę Robocizna (albo + Robocizna na zakładce „Pozycje”).

Zacznij pisać nazwę: Nitro podpowie usługi z Twojego katalogu usług i sam uzupełni godziny i stawkę. Robociznę rozliczysz Godzinowo (liczba godzin × stawka) albo jako Cena stała.

Robocizna na telefonie z podpowiedzią Oznacz jako obsługę cykliczną — Robocizna godzinowa: 1,5 h po 150 zł netto.

Robocizna na komputerze: wymiana klocków, 1,5 godziny, stawka 150 zł netto — Robocizna godzinowa: 1,5 h po 150 zł netto.

Masz kosztorys jako zdjęcie albo PDF? Asystent Natalia odczyta z niego części i robociznę i doda je do zlecenia, po Twoim zatwierdzeniu.

04Oznacz zamówione części

Gdy zamówisz części w hurtowni, kliknij Potwierdź zamówienie części. Wszystkie części zlecenia zostaną oznaczone jako zamówione, a przycisk zmieni się na Części zamówione. Pojedynczą część oznaczysz ikonką paczki przy niej (na telefonie przycisk Zamówiona).

Zakładka Pozycje na telefonie z robocizną, częścią oznaczoną jako zamówiona i podsumowaniem kosztów — Pozycje zlecenia i podsumowanie kosztów.

Zlecenie na komputerze z częściami, robocizną i podsumowaniem kosztów 498,15 zł brutto — Pozycje zlecenia i podsumowanie kosztów.

Karta Części i materiały z przyciskiem Części zamówione — Po potwierdzeniu: „Części zamówione”.

Zlecenia z niezamówionymi częściami widać na Pulpicie w sekcji Brak zamówionych części i na czerwono w kalendarzu. Nic nie umknie przed terminem.

05Rozpocznij i zakończ pracę

Kliknij Rozpocznij prace. Zlecenie przejdzie na W trakcie. Jeśli auto nie zostało jeszcze przyjęte, otworzy się okno przyjęcia z przebiegiem, raportem szkód i protokołem, opisane w poradniku o przyjęciu auta.

Zlecenie W trakcie na telefonie z przyciskami Zatrzymaj pracę i Zakończ — W trakcie: na koniec „Zakończ”.

Zlecenie W trakcie na komputerze z przyciskami Zatrzymaj pracę i Zakończ — W trakcie: na koniec „Zakończ”.

Po pracy kliknij Zakończ. Jeśli przebieg nie był jeszcze wpisany, Nitro o niego zapyta (możesz też zaznaczyć Nie podawaj przebiegu i od razu wydrukować Zlecenie). Gdy pozycje wyglądają na przegląd cykliczny, zapyta jeszcze, czy oznaczyć zlecenie jako obsługę cykliczną.

Pytanie Oznaczyć jako obsługę cykliczną? na telefonie — „Tak, oznacz” zapisze datę i przebieg w historii pojazdu.

Pytanie Oznaczyć jako obsługę cykliczną? na komputerze — „Tak, oznacz” zapisze datę i przebieg w historii pojazdu.

06Po zakończeniu: faktura albo poprawki

Zakończone zlecenie jest zablokowane do edycji: pozycji nie da się już zmienić przez przypadek. Z niego wystawisz Wystaw fakturę (w menu ⋮ są też Paragony). Coś trzeba poprawić? Wznów pracę i zlecenie wróci na „W trakcie”.

Zlecenie Zakończone na telefonie z przyciskami Wznów pracę i Wystaw fakturę — Zakończone: gotowe do faktury.

Zlecenie Zakończone na komputerze z przyciskami Wznów pracę i Wystaw fakturę — Zakończone: gotowe do faktury.

Kto co może

Administrator firmy zmienia każde zlecenie, widzi ceny, marże i podsumowanie kosztów, wystawia faktury i paragony.
Mechanik widzi zlecenia swojego warsztatu, ale zmienia tylko te, do których jest przypisany. Pracuje bez cen.

Przeczytaj też

Poradnik Asystent Natalia: zapytaj o warsztat własnymi słowami Zlecenia na jutro, brakujące części, nowy klient czy kosztorys ze zdjęcia. O co pytać Natalię i jak zatwierdzać zmiany, które proponuje. Krok po kroku Przyjęcie auta i nowe zlecenie: zacznij od telefonu Klient, pojazd ze skanu VIN i notatki zapisane przy aucie, a przy przyjęciu: przebieg, uszkodzenia i protokół do wydrukowania. Termin, mechanika i części dopiszesz potem.

Nie masz jeszcze konta? Pierwszy miesiąc jest bezpłatny i bez zobowiązań.

Załóż bezpłatne konto